在争议解决期间管理文件时，制定计划并做好准备是很重要的。
“当你提起诉讼时，无论是在法庭上还是……判决，这在今天是非常重要的，所有的文件都将在一个发现的过程中被调出。如果你没有准备好，这就是你真正可以抓狂的地方，”WeirFoulds LLP的合伙人Krista Chaytor在最近的一次名为“处理大量文件”的网络研讨会上解释道，这是“成功工具”系列的一部分。
Heuristica Discovery counsel的首席执行官兼高级律师Crystal O 'Donnell解释说，电子发现是如何获取电子信息，如何处理它，找到相关信息并将其提供给另一方。
她说，在过去使用纸张时，信息较少，更容易处理。由于电子信息的性质，现在有阶段。第一阶段是识别。
“简单地说，就是我有什么样的数据，它在哪里?她解释道。
保存是为了确保有一个系统，这样信息就不会被有意或无意地删除。收集是如何将数据从您的系统中获取到需要用于审查和分析的系统中，然后生成文档。
WeirFoulds的合伙人杰夫·斯科吉(Jeff Scorgie)表示，保存文件并制定某种协议非常重要，不仅是为了电子发现目的，对其他目的也是如此。
他说:“我看到现在在大型工程合同、大型建筑合同中更常见，特别是业主和承包商在他们的分包合同中增加了实际合同义务，在项目结束后很长一段时间内保存关键文件和记录，江南平台下载有时是两年、五年，甚至七年，同时还有非常广泛的审计权。”
“你可以在以成本加成为基础的合同中看到很多这种情况，业主希望在项目完成后能够审查项目记录，以处理项目成本。”
O 'Donnell表示，无论是裁决、仲裁还是诉讼，为争议做好准备时，规划和数据映射都是最关键的领域之一。
她补充说，一些建筑合同还江南平台下载概述了在出现争议时如何处理电子信息的发现。
“合作很重要，特别是在建设项目中，你们已经共享了信息，并事先讨论了真正需要收集的信息。江南平台下载一方可以收集什么信息，而另一方却不能。”
“数据映射只是主动地知道你的相关信息在哪里，并试图鼓励或阻止人们把东西放在C盘上，将信息共享到他们的移动设备上，并试图将你所有的信息保存在一个容易访问的地方，因为如果需要的话，如果你的律师不必追踪它，它会节省更多的时间。”
她讨论了正在开发的新技术，包括Chat GPT。
奥唐奈说:“我们离真正实现这项技术以及如何搜索文件还有一段时间，但我不得不说，我们已经不远了。”“我想说，在未来12到18个月内，我们用于文件交换的大多数工具都将包括某种程度的聊天机器人。
“我们正在以极快的速度远离你不得不雇佣一群人一次一个人检查这些文件的时代。”
一些政党正在探索的一件事是让各方的文件在同一工具中处理。
奥唐纳说:“这并不意味着你们每个人都可以看到彼此的文件，但能够这样做的一个直接好处是，你将自动知道对方已经拥有哪些文件。”
“这有两个作用。第一，你的律师不需要审查这些文件的特权，另一方已经有了。第二，你不需要生产它们，对方已经有了。这将是一笔不可思议的成本节约。”
展望未来，分析和机器学习将成为谜题的一部分。
“我们两年前做电子发现的方式绝对不是我们一年后做电子发现的方式，”O’donnell说。
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