DCN/JOC的特殊之处:COVID-19对电子发现的持续影响

COVID-19大流行的众多影响之一是商业沟通模式的改变。

大流行期间，许多组织转向远程工作，并实施了新技术和做法，包括使用Teams或Slack等消息传递和协作应用程序。这些沟通工具通常会取代面对面的对话，从而产生额外的数字证据来源。

在为诉讼或监管请求审查简短的消息时，有一些独特的注意事项。

首先，这些类型的交流的非正式性，包括术语、速记、表情符号的使用，以及拼写错误的可能性的增加，影响了进行有意义的关键字搜索的能力。

各方应考虑使用概念搜索等分析工具来识别概念匹配，而不是通过检索精确匹配的关键字搜索来过滤文档集。

还有一些技术方面的考虑，比如如何将聊天消息“单元化”(解析)。让聊天消息的每一行都组成自己的文档显然没有帮助。类似地，将一年的聊天消息放到一个文档中也是不切实际的。

需要决定构成单个“文档”的聊天会话的时间长度或大小。每个情况都是不同的，决定将取决于数据和保管人的通信模式。

除了越来越多地使用简短信息外，许多组织通过Zoom、Webex或Teams等程序，用视频会议取代了面对面会议。

如果这些虚拟会议被记录，诉讼当事人应考虑是否需要在诉讼中保存、收集、审查和提供这些数据。在发现计划中应该讨论这些新的数据类型和来源。

最后，必须指出的是，在大流行开始时，各组织可能匆忙转向在家工作的做法。在这个过渡时期，员工可能不得不使用个人设备，直到公司电脑交付使用，从而在多个位置创建和存储数据。

一些员工还可能遇到连接问题，导致他们将数据保存在本地驱动器上，而不是公司服务器上。在寻找和保存潜在相关信息的来源时，应考虑这些员工实践。

疫情迫使许多企业改变了沟通模式，在识别、保存和审查潜在相关信息来源时，应考虑到这些变化。各方在发现计划中讨论和考虑这些问题是很重要的。

坎迪斯Chan-Glasgow他是Heuristica Discovery counsel LLP的审查服务和法律顾问总监，该公司在多伦多和卡尔加里设有办事处。它是全国唯一的律师事务所，其业务仅限于电子发现和电子证据。